Sözleşme'nin Ekleri Nelerden Oluşur | Hangi Dokümanlara/Evraklara Sözleşmelerde Yer Verilir

Bir sözleşme hazırlarken veya da hazırlanan bir sözleşmeyi incelerken, sözleşmenin ekleri de en az sözleşme metni kadar önem teşkil etmektedir. Sözleşme konusu alım / satım veya hizmetin tüm şartlarına (özellikle teknik hususlar) sözleşme metinlerinde yer vermek mümkün değildir. Emtiaya ilişkin teknik husus ve tarifler, hizmete ilişkin teknik talepler çok uzun tariflerle şartnamelerde, kataloglarda veya farklı iş tanıtım dokümanlarında yer bulmaktadır. Aynı şekilde ortada bir satış varsa bu satışa ilişkin garanti, bakım ve destek gibi konularda sözleşmelerde sadece özet halinde yer alabilir ve ekte yer verilecek servis anlaşması gibi bir dokümana atıfta bulunulabilir. Bakalım sözleşmelerde yer veremediğimiz veya da yer verdiğimiz ama kanıtlamamız gereken konularla ilgili sözleşme eklerinde neler olmalıdır;

Teklif Cetveli (Birim Fiyat)

Sözleşme konusu mal ve malzemeler veya hizmet kalemleri bazen çok satırlı (kırılımlı) olabiliyor. Kırılımlı listelerin sözleşmenin metnine girmesi hem şekil açısından hem de anlaşılırlık ve sonrasında olası değişikliklerin yapılabilmesi açısından çok pratik olduğunu düşünemeyiz. Bu nedenle birden çok satırlı bir teklif listeniz var ise bunu mutlaka sözleşmenim eki yapmalısınız.

İş sahibi kuruma/idareye/şirkete özel veya işe özel hazırlanmış yönerge ve şartnameler (Teknik Şartname, İdari Şartname, İhale Yönergesi vb.)

Özellikle kamu ile çalışıyorsak veya kamu ile çalışmayı seven, kamu kurum ve kuruluşlarına dolaylı olarak bağlı olan özel sektör işletmeleri ile çalışıyorsak mutlaka yaptığımız, yapacağımız işlerin bir şartnamesi, bir yönergesi, şart ve koşullaırn yazılı olduğu bir dokümanı olur. Bu dokümanın her iki tarafca imzalanarak sözleşmenin eki haline getirilmesi, sonradan her iki tarafında sorumluluklarından kaçmaması anlamı taşıyacaktır. Şartnameler ve yönergeler sözleşmeler gibi hukuki konuları değil, işin nasıl yapılacağını tarifleyen dokümanlardır.

Proje Tanım Dokümanı

Sözleşmenin hangi tarafı olduğunuz farketmeksizin, sözleşmenizin eki olabilecek bir şartnameniz veya yönetmeliğiniz yoksa, işin nasıl yapılacağını tariflediğiniz bir proje tanım dokümanını sözleşme anında hazırlayıp sözleşmenin eki yapmalısınız. Bu sayede, daha işin en başından, birçok anlaşmazlığın önüne geçmiş olursunuz. Taraflar proje tanım dokümanında karşılıklı anlaşır ve iş o dokümanda belirlenen şart ve yükümlülüklerce yerine getirilir.

Personel çalıştırılacaksa Personel Listesi

İşi yaptıran tarafsanız, işi yapacak firmanın sözleşme konusu işte görevlendireceği personeli önceden bilmek sizin için ciddi bir önem taşır. Personelin işi yapmaya yetkinliğini kontrol eder ve aksi bir durum varsa önceden müdahale şansını kazanırsınız. İşi yapan tarafsanız da önceden projede görev yapacak personelinize ilgili diğer taraftan onay alarak sözleşmenin ifası sırasında sizi zor durumda bırakacak bir değişiklikle uğraşmamış olursunuz.

Garanti, teknik destek ve bakım konularına özel hazırlanmış dokümanlar.

Bildiğiniz gibi bir iş sadece işin ifası ile sınırlı kalmıyor. Bir ürün sattıysanız, bir ürün aldıysanız bu ürünün kaç yıl, hangi şartlarda garanti altında olacağı, destek hizmetlerinin hangi koşullarda verileceği (7x24, 5x8, 2 saatte müdahale 4 saatte çözüm, 15 dakikada müdahale, %99 çalışma performans vs.) işletme sırasında hayati önem taşımaktadır. Bu bilgilere yer vereceğiniz bir dokümanın sözleşmenizde olması doğru bir sözleşmeye imza atmak adına en önemli koşullardandır.

Varsa Emtia'nın özelliklerini anlatan broşür ve kataloglar

Anlaştığınız ürün veya malzemenin teslim alacağınız veya teslim edeceğiniz ürün ve malzemeyle birebir olması sözleşmenin olmazsa olmazıdır. Peki anlaşmayı nasıl yaptınız sorusunun cevabı ne olacak. Eğerki bir şartnameniz yoksa, bir hizmet sağlamıyor sadece teslim yapıyor veya teslim alıyorsanız işte burada ürün broşürleri devreye girecektir.

Her iki tarafında şirket bilgilerinin teyit edilebileceği belgeler

Ticaret Odası Kayıt Belgesi, son ortaklık yapısını ve yönetimi gösterir Ticaret Sicil Gazeteleri, Vergi Levhası Fotokopisi, şirket İmza Sirküleri, eğer ekonomik açıdan bir yeterlilik arıyorsanız bilanço ve gelir tablosu gibi sıralanabilir...

Sözleşmeyi imzlaayan kişilerin imza yetkilerini gösteren belgeler

İmzalayan kişi veya kişilerin imzasını ve yetkilerini görebileceğiniz İmza Sirküleri, imzalayan kişi veya kişiler vekaleten imzalıyor ise Vekaletname ve kişilere ait noter onaylı İmza Beyannameleri gibi...

Teminatlar

Yüksek rakamlı bir sözleşme imzalıyorsanız ve siz işin sahibiyseniz işi yapacak firmadan olası ceza ve zararlarda kullanmak üzere bir teminat almanız yerinde olacaktır. Banka teminat mektubu, nakit teminat kesintisi, teminat çeki gibi seçenekler mevcut olmakla birlikte en güvenilir ve kullanılan olanı banka Teminat Mektubudur.

İşe özel taahhütnameler

Eğerki şartname ve yönetmeliklerde tarafların taahhütname vermesi talep edilmişse (Garanti taahhütnamesi, yedek parça taahhütnamesi, hizmet taahhütnamesi, personel taahhütnamesi vb.) bu taahhütlerin mutlaka doğru şekilde düzenlenerek sözleşmenin eki haline getirilmesi gerekir.

Son Not:

Aslında burada yazdıklarım çok temel ve düşünmesi en kolay eklerdir. Bu yazıdaki asıl amaç sözleşmenin eklerini düzenlerken nasıl düşünülmesi gerektiğidir. Sözleşmede bir konuda kısıtlı bahsediyor veya hiç bahsetmiyor olabilirsiniz, sadece 1 satırla geçmek zorunda kalabilrsiniz, sözleşmedik bazı konuları kanıtlamak zorunda olabilirsiniz. Bunların hepsini sözleşmenin eki haline getirmelisiniz.